مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل یکی از مسائلی است که در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد ولی از پیچیده‌ترین مسائلی است که یک مدیرعامل با آن سر و کار دارد. متاسفانه برخی مدیران عامل هیچ اطلاعاتی درباره انواع مهارت‌های ارتباطی و االگوهای ارتباطی در سازمان ندارند و به همین خاطر نمی‌توانند در ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات خارج از سازمان موفق باشند.
تصور کنید در یک سفر دریایی حضور دارید و قرار است با کشتی به مقصد خود سفر کنید. کسبوکار خود را به مثابه یک کشتی ببینید. مدیرعامل، کاپیتان کشتی بوده و مسئولیت تمام مسائل کشتی با اوست. کاپیتان مقصد سفر و جهتی که باید این کشتی در آن حرکت کند را تعیین می‌کند. هدف، نگه داشتن کشتی در مسیر درست است و رسیدن به مقصد و کسب موفقیت به تصمیمات مهم و حیاتی کاپیتان وابستگی دارد.
کاپیتان کشتی اگر با خدمه کشتی و دیگر کشتی‌ها و بنادر ارتباطات درستی برقرار نکند حیات افرادی که در این کشتی حضور دارند به خطر می‌افتد و حتی می‌تواند به نابودی کشتی ختم شود. اگر ارتباط بین کاپیتان کشتی و دیگر اعضا واضح و مشخص نباشد کشتی به راحتی از مسیر منحرف می‌شود.
تشبیه کسبوکار به کشتی و مدیرعامل به کاپیتان قرار است بگوید که اگر شما بهترین، متخصص‌ترین، حرفه‌‌‌ای‌ترین مدیر در حوزه تخصصی خود باشید، ولی نتوانید با افراد شاغل در مجموعه خود ارتباطات سازنده‌ای برقرار کنید، در نهایت کسبوکار شما به مانند کشتی که کاپیتان کارکشته‌اش نتوانسته با خدمه کشتی ارتباط بسازد، غرق می‌شود. مانند کسب‌وکاری که مدیرعاملش مهارت‌های ارتباطی ندارد و نمی‌تواند با افراد زیر نظر خود ارتباط برقرار کند.
مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل چیست؟
مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل طیف گسترده‌ای از ارتباطات درون سازمانی و بیرون از سازمان را شامل می‌شود که در ادامه اصلی‌ترین مباحث این حوزه و مواردی که هر مدیرعامل برای توسعه مهارت‌های ارتباطی خود به آنها نیاز دارد آمده است.
ارتباطات درون سازمانی مدیر عامل
به عنوان بخشی از ارتباطات داخلی، مدیر عامل مسئولیت عمده‌ای برای انتقال چشم‌انداز، اهداف و ارزش‌های شرکت به کل نیروی انسانی زیر مجموعه خود را دارد. مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل باید پیام‌های قابل فهم، روشن و منسجمی را بسازد و منتقل کند. مدیران عامل باید بتوانند اطلاعات و روابط پیچیده را تجزیه و تحلیل کنند تا همه افراد شرکت به درک یکسانی برسند و در جهت اهداف مجموعه کار کنند.
اغلب مدیران عامل به دنبال ایجاد فرهنگ سازمانی براساس همکاری هستند. ایجاد این فرهنگ سازمانی بستگی به ارتباطات اصیل بر مبنای وفاداری، اعتبار و اعتماد دو سویه دارد. در شرایط سخت و چالش‌های احتمالی مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل است که به کمک کسب وکار می‌آید.
یکی از مهارت‌های مهم در ارتباطات مدیران عامل پرهیز از یک طرفه بودن ارتباطات است. اغلب مدیران متکلم وحده هستند و گوش شنوایی برای شنیدن حرف‌ها و بازخوردهای نیروی انسانی ندارند. کارمندان به دنبال طرح ایده‌ها و شنیده شدن می‌گردند. به همان اندازه که ارتباطات از بالا به پایین اهمیت دارد ارائه بازخورد به مدیران باعث می‌شود که کارمندان از شنیده شدن حرف‌های خود خرسند شده و وفاداری بیشتری به کسبوکار پیدا کنند.
ارتباطات برون سازمانی مدیر عامل
در ارتباطات بیرون از سازمان این مدیرعامل است که کسبوکار خود را در برابر عموم مردم نمایندگی می‌کند. مشتریان، سرمایه گذاران، کارمندان بالقوه، رسانه‌ها و سایر اشخاص ذی‌نفع و تاثیرگذار از جمله مخاطبان مدیرعامل در ارتباطات بیرونی به حساب می‌آیند.
اگر بخواهیم ارتباطات برون سازمانی مدیرعامل را در یک عبارت خلاصه کنیم، «درک مثبت از برند» دقیق‌ترین تعبیر از مهارت‌های ارتباطاتی مدیرعامل در بیرون از سازمان خواهد بود. ایجاد پیام‌های قدرتمند و حضور فعال در شبکه‌های اجتماعی به تقویت وجهه برند کسبوکار کمک می‌کند. با داشتن مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل می‌تواند اعتماد ذی نفعان بیرون از سازمان را به دست آورد و در نهایت به افزایش اعتبار سازمان ختم می‌شود.
یکی دیگر از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل در رابطه با زمان‌های بحرانی است. مدیران عامل مسئولیت پاسخگویی سریع، شفاف و مناسب در شرایط بحرانی را برعهده دارند و در کنار اقدامات مناسب باید برای پاسخگویی با مخاطبان در ارتباط باشند. مهم‌ترین عامل در ارتباطات خارجی حفط اعتماد مخاطبان و ذی نفعان است.
مراحل سه گانه مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل
هر مدیرعامل باید مهارت‌های ارتباطی خود را بشناسد و متناسب با آن برنامه ارتباطات داخلی و بیرونی را ساماندهی کند. در این بخش مراحل سه گانه مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل را با هم مرور می‌کنیم.
قدم اول: تعریف نقش ارتباطی مدیر عامل
اولین گام در مسیر توسعه مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل، تعریف نقش فعلی و آینده مدیرعامل در ارتباطات داخلی و خارجی است. هشت نقش برای مدیران عامل می‌توان بر شمرد که متناسب با هر کدام استراتژی‌های ارتباطی مدیرعامل متفاوت خواهد بود. این هشت نقش شامل موارد زیر می‌شود:
- مدیرعامل به مثابه استراتژیست
- مدیرعامل به مثابه رهبر
- مدیرعامل به مثابه مدیر
- مدیرعامل به مثابه الهام‌بخش
- مدیرعامل به مثابه محافظه‌کار
- مدیرعامل به مثابه کارمند
- مدیرعامل به مثابه عامل تغییر
- مدیرعامل به مثابه فردی از یک تیم
در گام اول باید وضعیت فعلی مورد بررسی قرار بگیرد. تنها زمانی می‌توان اهداف ارتباطی تعریف کرد که به تصویر واضحی از وضعیت فعلی برسیم. در این راستا باید به سوالات زیر پاسخ دقیقی داده شود:
- در حال حاضر چه تلقی از مدیر عامل در داخل و خارج از مجموعه وجود دارد؟
-
آیا مدیران ارشد در حال حاضر در معرض دید عموم هستند؟
-
کارمندان چه بازخوردی در مورد ارتباطات داخلی مدیرعامل ارائه می‌دهند؟
قدم دوم: برنامه‌ریزی موضوعات ارتباطی مدیر عامل
مدیرعامل باید موضوعات ارتباطی خود را با مخاطبان مشخص و برنامه‌ریزی کند. موضوعات مدیرعامل می‌تواند کلان روایت برند را بسازد و به این خاطر از اهمیت بالایی برخوردار است:
-
استراتژی شرکت
- ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها
- تحولات فعلی کسبوکار
- فرصت‌های رشد در بازار
- پروژه‌ها و محصولات پیشگام
- نحوه استفاده از سرمایه شرکت
- موضوعات رهبری فکری
- مسئولیت سازمانی
نکته مهم در این بخش این است که در ارتباطات خارجی سازمان مدیرعامل باید بداند آیا فرد مناسبی برای ارتباطات عمومی هست یا خیر. در بعضی موضوعات بهتر آن است که مدیرعامل خود را در موضوعاتی که توانایی کمتری دارد در معرض قضاوت عمومی قرار ندهد و از فرد متخصص دیگری در این زمینه استفاده کند.
بیشتر بخوانید: چرا آموزش رهبری می‌تواند برای کسب و کارها مفید باشد؟
قدم سوم: تعیین کانال‌های ارتباطی با مخاطب
ارتباط موثر برای مدیرعامل به همان اندازه که در «چیستی» و «چگونگی» این ارتباط اهمیت دارد، در اینکه «کجا» این ارتباط شکل می‌گیرد نیز حائز اهمیت است. یک مدیرعامل در گام سوم باید قالب‌های ارتباطی مناسب و راه‌های ارتباط یا همان کانال‌ها را مشخص کند.
برای ارتباطات درون سازمانی، بررسی اینکه کدام کانال‌ها در حال حاضر استفاده می‌شوند و اینکه آیا می‌توان از طریق آنها به طور موثر به کارمندان دسترسی پیدا کرد، مهم است. در رابطه با ارتباطات درون سازمانی مدیرعامل به سوالات زیر پاسخ دهید تا وضعیت ارتباطات درون سازمانی مشخص شود. به هر میزان که به این سوالات پاسخ واضحی ارائه شود به ارتباطات درون سازمانی کمک کرده‌اید.
- آیا کسبوکار شما هنوز از کانال‌های سنتی مانند تابلوهای اعلانات، مجله و خبرنامه‌های داخلی و ... استفاده می‌کند؟
- آیا فناوری‌های نوین مانند اینترانت، اپلیکیشن سازمانی، ایمیل یا یک پلتفرم ارتباطی درون سازمانی در مجموعه شما در حال استفاده است؟
- آیا امکان برگزاری جلسات مجازی منظم وجود دارد؟
کانال‌های ارتباطی برون سازمانی در سه دسته‌ی «زنده»، «چاپی» و «آنلاین» طبقه‌بندی می‌شود:
- کانال‌های چاپی مانند چاپ مقالات و اخبار در روزنامه‌ها و مجلات
- کانال‌های زنده مانند حضور و سخنرانی در رویدادهای عمومی و شرکت در برنامه‌های رادیویی و تلویزیونی
- کانال‌های آنلاین مانند وبسایت، شبکه‌های اجتماعی (مخصوصا لینکدین) و ...
در حال حاضر در جهان اکثر مدیران عامل کسب‌وکارها در شبکه اجتماعی لینکدین حضور فعال دارند. به صورت کلی فعالیت در شبکه‌های اجتماعی برای مدیران عامل برای ارتباط‌سازی و شبکه‌سازی بسیار مفید خواهد بود. همچنین برندسازی شخصی نیز در شبکه‌های اجتماعی برای مدیران عامل راحت‌تر صورت می‌گیرد و ارتباطات با مخاطبان نیز در سریع‌ترین زمان ممکن شکل می‌گیرد.
مدیریت ارتباطات مدیرعامل
وقتی با یک مدیرعامل صحبت می‌کنید اولین چیزی که بیشتر از موارد دیگر به چشم می‌آید مشغله کاری و نداشتن وقت مناسب است. بسیاری از مدیران عامل اهمیت ارتباطات را درک کرده‌اند ولی به دلایل مختلف زمان کافی برای پیشبرد اهداف ارتباطی خود را ندارند. به مثال کشتی که در ابتدای مقاله مطرح شد بازگردیم. اولین نفری که باید همراه با مدیرعامل پا به کشتی کسبوکار بگذارد مسئول یا اعضای واحد ارتباطات هستند.
استراتژی ارتباطات باید با همکاری نزدیک مدیرعامل و بخش ارتباطات توسعه یابد. متخصصان ارتباطات دقیقا می‌دانند که چگونه اهداف ارتباطی را تعیین کنند و با بررسی گروه هدف، پیام‌های مؤثری را خلق کرده و به دست آنها برسانند. بخش ارتباطات می‌تواند پیام‌های ارتباطی برنامه‌ریزی شده‌ی مدیرعامل را با پیام‌های کسبوکار هماهنگ کند تا سازگار و قابل درک باشد.
ارتباطات کمک بزرگی برای مدیران عامل محسوب می‌شود که علاوه بر تاثیری که در سطح استراتژیک دارند، در سطح عملیاتی نیز اثرگذار خواهند بود. واحد ارتباطات در کنار مدیرعامل با هم می‌توانند موضوعات، کانال‌های ارتباطی و قالب‌ها را تعیین کنند و متناسب با شخصیت مدیر عامل و موقعیت هدف اقدامات ارتباطاتی را ساماندهی کنند.
وقتی صحبت از واحد ارتباطات می‌شود نگاهی کلی مد نظر است که بعضا در واحد روابط عمومی، رسانه یا مارکتینگ بروز خواهد داشت. مسئولین ارتباطات می‌دانند که چگونه مشارکت گروه هدف را افزایش دهند و همچنین نسبت به سنجش موفقیت در ارتباطات نیز برنامه‌ریزی کنند.
نکات کاربردی برای توسعه مهارت‌های ارتباطی مدیر عامل
- ارتباطات موفق مدیرعامل نیاز به تعهد کامل شما دارد.
- ساختن ارتباط معتبر همراه با پیام‌های واضح کلید موفقیت است!
- شخصی‌سازی در ارتباطات را فراموش نکنید.
- یک رهبر کسبوکار کسی است که می‌تواند خوب گوش کند. فقط پیام ارسال نکنید به پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید هم توجه کنید.
- در ارتباط خود احساس راحتی کنید و کاری را با فشار افراد یا محیط انجام ندهید.
- نگاهی جامع به موقعیت خود داشته باشید. این تنها راه برای اطمینان از ارتباط منسجم در اکثر بسترهای رسانه ای است.
- ارتباطات را فقط به روش خود انجام ندهید، از نزدیک با واحد ارتباطات و رسانه هماهنگ باشید.
- نسبت هزینه و فایده‌ی واقع‌بینانه‌ای با کمک واحد ارتباطات مشخص کنید. زمان، هزینه، نیروی انسانی را در نظر بگیرید.
- لینکدین نباید به شغل تمام وقت شما تبدیل شود.
- منظم بودن منجر به موفقیت می‌شود. سعی کنید به آن پایبند باشید.
- صورت نیاز دوره‌های آموزشی در حوزه رهبری، کوچینگ و رسانه را بگذرانید.
-
نکات کاربردی برای مشاوران مدیرعامل
- آیا ارتباطات مدیر عامل اولویت اصلی رهبران شرکت شما نیست؟ آن را به اولویت اصلی تبدیل کنید!
- مدیران ارشد خود را از لحاظ شخصیت، ارزش‌ها، پیشینه، سبک رهبری و ... بشناسید تا در حفظ برند شخصی در ارتباطات سازمان آنها را راهنمایی کنید.
- مدیران نباید به تنهایی استراتژی‌ها را طراحی کنند. وضوح در استراتژی به شفایت ارتباطات کمک می‌کند.
- جلسات منظمی برای هماهنگی و ارائه بازخورد صادقانه ترتیب دهید.
- همیشه از خود بپرسید که مخاطبان هدف اطلاعات خود را از کجا می‌گیرند. فقط به شبکه‌های اجتماعی محدود نمانید.
- پیام‌های ارتباطی مدیر عامل را با پیام‌های کسبوکار هماهنگ کنید و مطمئن شوید که هر دو بر اساس روایت کسبوکار طراحی شده باشند.
- هیچ چیزی را به رئیس خود تحمیل نکنید! در عوض، دریابید که کدام موضوعات، کانال‌ها و قالب‌ها برای شخصیت آنها مناسب است.
- زیاد درخواست نکنید! مدیران عامل مشغله کاری زیادی دارند و تا جایی که می‌توانید حمایت کنید.
- موفقیت فعالیت‌های ارتباطی مدیر عامل خود را اندازه گیری کنید!
- در صورت نیاز به آموزش ارتباطات و رسانه برنامه‌ی آموزشی کاربردی طراحی کنید.
سخن پایانی:
مهارت‌های ارتباطی مدیرعامل می‌تواند ضعف در دیگر بخش‌های سازمان را به صورت موقت به حاشیه ببرد و از شخص مدیرعامل یک رهبر بسازد. به عرشه کشتی بازگردیم. کاپیتان کشتی وظایف متعددی دارد که راهبری کشتی و رساندن آن به مقصد اصلی‌ترین وظیفه او محسوب می‌شود. زندگی در شرایط سخت، گذران زمان روی آب، رویارویی با حوادث غیرمترقبه و ... همه مستلزم داشتن یک کاپیتان متخصص است. ویژگی اصلی این کاپیتان علاوه بر تخصص ناوبری و مهندسی دریا، توانایی مدیریت ارتباطات درون کشتی است.
مدیرعامل کسبوکار یا رهبر نیز علاوه بر سیاست‌گذاری‌های کلان باید ارتباطات درون و برون سازمانی را مدیریت کند. این موضوع به برندسازی شخصی او و برند سازمان نیز کمک می‌کند. برای مدیریت هر چه بهتر ارتباطات مدیرعامل در قدم اول باید جایگاه فعلی او را تعیین کرد. در قدم بعد باید در موضوعاتی که مدیرعامل در آنها حرفی برای گفتن دارد متمرکز شد. در قدم سوم نیز باید راه‌های ارتباطی با مخاطبان را مشخص نمود. در غیر این صورت بحران ارتباطات در سازمان ادامه‌دار خواهد شد و متاسفانه احتمال غرق شدن کشتی یا کسبوکار افزایش می‌یابد. شما در سازمان خود ارتباطات را چگونه مدیریت می‌کنید؟ کشتی پر قدرت در حال حرکت است یا در آستانه غرق شدن قرار دارد؟
دوره مدیرعاملی حرفه پلاس به عنوان کامل‌ترین دوره آموزش مدیرعاملی در کشور مباحث کاربردی مختلفی را کنار هم گردآوری کرده است. در این دوره مدیرعامل‌ها یا افراد علاقه‌مند به این جایگاه، در کنار امور تخصصی مدیریت مباحث مربوط به کوچینگ، رهبری، منابع انسانی، ارتباطات، برندینگ و مارکتینگ را نیز می‌آموزند تا ارتباطات درون و برون سازمانی را به خوبی رهبری کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره مدیرعاملی حرفه پلاس با ما تماس بگیرید.