اگر همین الان تقویم کاری خود را باز کنید چند جلسه در هفته برای شما برنامه‌ریزی شده‌اند یا حتی نیازی به باز کردن تقویم نیست. احتمالا همین الان از یک جلسه کاری بیرون آمده‌اید و از حجم جلساتی که در طول روز در آن شرکت می‌کنید خسته شده‌اید. افزایش بهره‌وری و جلوگیری از اتلاف وقت دغدغه مدیران و بسیاری از افراد در هر سازمانی است ولی با پدیده‌ای به نام «جلسه» درگیر هستند. جلساتی که مدام برگزار می‌شود و وقت افراد را تلف می‌کند و خروجی مفیدی نیز ندارد.
جلسات بستری برای هماهنگی‌ها و پیشبرد کارها خواهند بود و هنگامی که جلسات به طور موثر اجرا می‌شوند، همکاری و ارتباطات را تقویت می‌کنند و کارکنان را با انگیزه نگه می‌دارند. یک جلسه می‌تواند موضوعات مهمی را پوشش دهد که کل یک بخش یا شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد. اگر به خوبی سازماندهی نشده باشد، همکاری و ارتباطات تضعیف می‌شود و در نهایت جلسه بی‌ثمر خواهد بود. شرکت کنندگان در جلسه ممکن است از جلسه که بیرون بیایند، ندانند که آیا واقعا ضروری بوده است یا خیر.
در اهمیت جلسات نکات زیادی می‌توان گفت ولی چه می‌شود که جلسه با اتلاف وقت یکی می‌شود؟ آیا جلسات طولانی و فرسایشی می‌شوند؟ آیا جلسات فرمایشی است و محتوایی ندارد؟ آیا جلسات دستور جلسه مشخص و خروجی ندارد؟ یا به زبان‌های مختلفی این چهار جمله را شنیده‌اید:
- تمام تقویم کاری‌ام با جلسات پر شده است!
- جلسات من خیلی طولانی است
- جلسات من فاقد تمرکز است
- جلسات من آنطور که می‌خواهم سازنده نیستند
در ادامه چند روش متداول برای جلوگیری از اتلاف وقت در جلسات و بهینه کردن جلسات نکاتی مطرح می‌شود.
"تمام تقویم کاری‌ام با جلسات پر شده است!"
در بعضی موقعیت‌ها آنقدر تعداد جلسات زیاد است که یک ساعت خالی برای انجام کارهای عادی نیز وجود ندارد. در ادامه برای مدیریت این وضعیت که گویا هیچ کار دیگری جز جلسه رفتن وجود ندارد چند اقدام عملی توصیه شده است.
جلسات غیر ضروری را لغو کنید
تخمین‌ها نشان می‌دهد که در آمریکا روزانه 56 میلیون جلسه برگزار می‌شود. فکر می‌کنید چه میزان از این جلسات ضروری است؟ بسیاری از جلسات می‌تواند با جلسات طوفان فکری و یا استفاده از روش‌های به اشتراک‌گذاری ساده‌تر، مدیریت شوند و دیگر جلسات غیر ضروری کاهش یابد. همچنین استفاده از روش‌های گزارش‌گیری کتبی یا جلسات ایستاده 15 دقیقه‌ای می‌تواند از جلسات غیرضروری جلوگیری کند.
روز «بدون جلسه» تعیین کنید
برنامه‌های مملو از جلسات، کار عمیق را مختل می‌کند. یعنی زمانی که باید به صورت متمرکز برای رسیدگی به مسائل پیچیده و پروژه‌های مهم صرف شود در جلسات تلف می‌شود. حتی اگر در لغو جلسات غیرضروری اقداماتی صورت گیرد، وقفه‌های مختلف در زمان، روی تمرکز فرد تاثیر منفی می‌گذارد و در نهایت اختلال بر خروجی به وجود می‌آید. داشتن وقت برای افزایش بهره‌وری فرد بسیار مهم است. خطاب به همه افرادی که با جلسات و تمرکز خود مشکل دارند باید گفت سعی کنید ابتکاری را پیاده سازی کنید تا تقویم‌های تیم شما را بدون جلسات پر می‌کند. روز بدون جلسه را در تقویم خود جای دهید و آن را بخشی از فرهنگ سازمانی خود کنید. حتی به تشویق دیگران بپردازید که روز بدون جلسات را تجربه کنند. تبدیل روز بدون جلسه در هفته به یک فرهنگ سازمانی نیاز به ممارست دارد و البته باید آن را به گوش دیگران نیز برسانید تا آنها نیز در برنامه‌های خود روز بدون جلسه را جای دهند.
زیاد «نه» بگویید
هر دعوت به جلسه یک گزینه «نه» هم دارد که کارمندان معمولا به آن توجهی نمی‌کنند. قبل از ورود به هر جلسه ای از دستور جلسه، اعضای حاضر در جلسه و مدت زمان آن مطلع باشید. این مساله باعث می‌شود که فرد و تیم زیر نظر او به دیگران نشان دهند که در هر جلسه ای حضور پیدا نمی‌کنند. توانایی نه گفتن به جلسات این فهم را به اعضای تیم می‌دهد که باید مراقب زمان خود باشند و اگر از جلسات سودی نمی‌برند به جای پذیرش حضور در جلسات به راحتی به سراغ گزینه «نه» بروند.
"جلسات من خیلی طولانی است"
آیا دائما به این فکر می‌کنید که می‌توان مدت جلسات را به نصف کاهش داد؟ قطعا شدنی است ولی لازم است که برای وقت خود ارزش قائل شوید و ایده‌های خلاقانه ای برای مدیریت زمان بکار ببندید.
زمان خود را به عنوان یک کالای ارزشمند در نظر بگیرید
میانگین برگزاری جلسات به 50 دقیقه می‌رسد ولی به معنای این نیست که همه جلسات باید تا این حد طولانی باشد. زمانی که برای جلسات خود برنامه ریزی می‌کنید این نکته را در نظر بگیرید که این جلسه چقدر زمان نیاز دارد؟ در بیشتر موارد به بیشتر از 15 دقیقه زمان نیاز نیست ولی به رسم عادت این میزان بیشتر می‌شود. شرکت کنندگان در جلسه وقتی بدانند زمان مشخصی مثلا ده دقیقه برای آنها بیشتر در نظر گرفته نشده است، تمرکز بیشتری خواهند داشت و در جلسات فعال‌تر ظاهر می‌شوند. داشتن دستور جلسه مشخص کمک می‌کند که از حرف‌های پراکنده و تلف کردن وقت جلوگیری شود.
جلسات «ایستاده» را امتحان کنید
در محیط‌های کاری جدید جلسات ایستاده به یک وضعیت روزمره تبدیل شده است و اعضای تیم به معنای واقعی کلمه می‌ایستند و درباره کارهایی که انجام داده‌اند و کارهایی که در دست انجام دارند و مشکلات و چالش‌هایی که داشته‌اند گزارش می‌دهند. اگر جلسات روزانه و پرتکراری در برنامه شما وجود دارد به جای رزرو اتاق جلسات برای یک ساعت، جلسه ایستاده 15 دقیقه ای را امتحان کنید. محل برگزاری جلسه می‌تواند در لابی، در واحد اختصاصی یا حتی در حال نوشیدن قهوه در محل استراحت باشد. حتی می‌توانید از یک تایمر استفاده کنید تا در یک بازه زمانی مشخص شرکت کنندگان در جلسه را مسئول نگاه دارید. در این نوع از جلسات چون وقت هر فرد محدود است، تمرکز آنها در جلسه و بیرون از آن را حفظ می‌کنید.
"جلسات من فاقد تمرکز است"
متمرکز ماندن در جلسه ای که هر کس درباره هر موضوعی حرف می‌زند به جز حرف زدن درباره موضوع اصلی جلسه کار سختی است. در شرایطی که اعضای تیم دور کار هستند یا به صورت مستمر حضور ندارند جلسات به جای هماهنگی به سمت آشنایی و توضیح کلیات می‌گذرد. برای حل مشکل تمرکز در جلسات این چند ایده را امتحان کنید:
هدف جلسه را مشخص کنید
داشتن یک دستور کار مشخص قبل از جلسه، به شرکت کنندگان کمک می‌کند تا موضوع جلسه را به صورت کامل بشناسند و در مسیر جلسه منحرف نشوند. اگر جلسه ای دارید که چند موضوع قرار است در آن مورد بررسی قرار بگیرد بهتر است که برای هر موضوع زمان مشخصی در نظر بگیرید. زمان بندی باعث می‌شود که برای هر موضوع زمان اضافی ای صرف نشود.
قبل از جلسه همه چیز را به اشتراک بگذارید
در صورت امکان دستور جلسه را به همراه دعوت نامه رسمی ارسال کنید. اگر قبل از تنظیم جلسه شروع به ایجاد یک دستور کار کنید، شاید متوجه شوید که واقعا نیازی به دور هم جمع شدن ندارید. در هر صورت، ارسال دستور کار به همراه دعوتنامه به افراد اجازه می‌دهد در صورتی که مطالب با اهداف آنها مطابقت نداشته باشد، انصراف دهند.
در بعضی موارد اعضای حاضر در جلسه باید اطلاعاتی را از پیش داشته باشند تا با ذهنی آماده وارد جلسه شوند. بهتر است که هر چیزی که شرکت کنندگان در جلسه به آن نیاز دارند که قبل از حضور در جلسه در اختیار آنها قرار دهید. این به اشتراک گذاری به شرکت‌کنندگان این فرصت را می‌دهد تا برای بحث در مورد موضوعات آماده شوند. پیشنهاد می‌شود که برای جلسات در سطوح مختلف الگوهای خاص خود را آماده کنید مانند: الگوی دستور جلسه عمومی، الگوی دستور کار تمام جلسات شرکت، الگوی دستور جلسه هیئت مدیره.
"جلسات من آنطور که می‌خواهم سازنده نیستند"
برخی فکر می‌کنند که جلسات هر چقدر شلوغ‌تر باشد یا هر چقدر افراد دخیل در یک موضوع در جلسات حضور داشته باشند نتیجه بهتری حاصل می‌شود ولی در عمل اینطور نیست. در ادامه چند راه برای افزایش بهره‌وری جلسات را با هم مرور می‌کنیم.
انتخاب شرکت کنندگان مناسب برای جلسه و تعیین نقش آنها
اگر جلساتی برگزار می‌کنید که فقط برای سه نفر از پانزده نفر شرکت کننده در جلسه دستور کار مشخص تعریف شده است باید در برگزاری جلسات و دعوت از شرکت کنندگان تجدید نطر کنید. به دنبال افراد موثر و مناسب بگردید و با آنها جلسه بگذارید. افراد باید بدانند که برای چه به جلسه دعوت شده‌اند و حضور آنها در جلسه چه معنایی دارد. مشخص کردن نقش برای افراد در این جا معنا دار خواهد بود.
یک نفر مسئول صورت جلسه و یادداشت برداری شود
قبل از جلسه فرآیند یادداشت برداری را مشخص کنید. یک نفر باید مسئول یادداشت‌ها و تدوین صورت جلسه باشد و دیگر افراد روی مشارکت در جلسه متمرکز باشند. این یادداشت‌ها و صورت جلسات برای افرادی که جلسه را از دست داده‌اند یا افرادی که در جلسات بعدی ملحق می‌شوند مفید خواهد بود. علاوه بر یادداشت برداری حتما بعد از جلسات آن یادداشت‌ها را به اشتراک بگذارید تا همه حاضرین در جلسه در صورت لزوم به محتوای آن مراجعه کنند.
محول کردن اقدامات به افراد با زمان بندی و گزارش گیری
در حین جلسات مدیران تصمیماتی نیز اتخاذ می‌کنند. علاوه بر اینکه باید این تصمیمات در صورت جلسات درج شود، افرادی که باید این تصمیمات را اجرایی کنند و به نوعی بازوی اجرایی مدیر محسوب می‌شوند نیز باید مشخص شوند. علاوه بر محول کردن وظایف به افراد باید زمان و دد لاین مشخصی نیز در نظر گرفته شود. با رعایت این مسائل می‌توان جلسات را سازنده‌تر کرد.
سخن پایانی:
مدیریت جلسات برای مدیران تبدیل به یک دغدغه جدی شده است. اما این را باید بپذیریم که جلسات بد برای همه اتفاق می‌افتد و نمی‌توان تمام جلسات را در سازمان تعطیل کرد. از نکات مطرح شده در بالا استفاده کنید تا جلسات به نفع شما باشد، نه علیه شما. مدیران باید خود را به عنوان یک الگو برای عادات جلسات بهتر معرفی کنید. همکاران متوجه خواهند شد و ممکن است به زودی تغییرات شما را برای بهبود جلسات خود نیز بپذیرند.
تقویت نه گفتن، برنامه ریزی قبل از جلسه، تعیین دستور جلسه، تعیین هدف جلسه، داشتن فرم مشخص برای جلسه و مسائلی از این دست می‌تواند جلسات را بهینه کند و از اتلاف وقت در جلسات جلوگیری کند.
مدیرعامل و مدیر اجرایی در هر سازمانی باید بتواند جلسات خود و اعضای تیم را مدیریت کند. علاوه بر مهارت‌های مدیریتی در حوزه جلسات یک مدیرعامل یا مدیر اجرایی باید مهارت‌های گوناگونی در حوزه تئوری‌های مدیریت، کوچینگ و رهبری، سازماندهی نیروی انسانی، بودجه بندی و ... نیز داشته باشد. «دوره مدیرعامل» و «دوره مدیر اجرایی» حرفه پلاس بهترین گزینه برای افرادی است که می‌خواهند با همه مشغله کاری خود روی آموزش نیز سرمایه گذاری کنند. با پلتفرم آموزش غیرحضوری حرفه پلاس به عنوان بزرگترین پلتفرم آموزش ویدیویی کشور با یک گوشی همراه شما را به کلاس درس می‌رساند.