برای افزایش بهره‌وری سازمانی و بهره‌گیری بهینه از منابع بودجه و نیروی انسانی، لازم است که سازمان‌ها به جدیت مدیریت ارتباط با کارمندان توجه کنند. استفاده از شیوه‌های سنتی ارتباط مدیران با کارکنان نمی‌تواند رشد و توسعه کسب‌وکار را فراهم کند؛ بنابراین، اهمیت مدیریت ارتباط با کارکنان در رشد و تعالی سازمان بسیار بالا است. به همین دلیل صاحبان کسب‌وکارها باید تلاش کنند تا ارتباط مدیران با کارکنان را به شکل ویژه ترتیب دهند تا به انتظارات اعضا پاسخ دهند.
رابطه مدیریت با کارکنان و احترام متقابل در سازمان از مهمترین عوامل موفقیت هر سازمان است. مدیرانی که به ایجاد فضایی با این ویژگی‌ها در کسب‌وکار خود اهمیت می‌دهند، موفقیت خود و کسب‌وکارشان را تضمین می‌کنند. مدیریت ارتباط با کارکنان از وظایف اساسی مدیران است که شامل برنامه‌ریزی و نظارت بر عملکرد کارکنان می‌شود. بدون ارتباط مدیران با کارکنان، مدیریت سازمان امکان‌پذیر نیست. در این مقاله سعی داریم شما را به مفهوم مدیریت ارتباط با کارمندان و همچنین 8 روش بهبود ارتباط با کارمندان بیشتر آشنا کنیم.
مدیریت ارتباط با کارمندان
مدیریت ارتباط با کارکنان (ERM) بر پایه حفظ و تقویت ارتباطات درون سازمانی بنا شده است. این حوزه به تعیین نحوه رابطه مدیران با کارکنان می‌پردازد. در حقیقت در مدیریت ارتباط با کارکنان وظایف رفتاری مدیران و سرپرستان در قبال کارکنان کامل مشخص خواهد شد.
مدیریت ارتباط با کارکنان برای کمک به ایجاد شبکه‌های سازمانی و تعریف وظایف و اجرای صحیح آنها بسیار حیاتی است. دو اصل اساسی در این حوزه شامل ارتباط مدیران با کارکنان از طریق گزارشات و روابط کارکنان در سازمان است. از نتایج مدیریت ارتباط با کارکنان می‌توان به ساده‌سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش سرعت امور اداری و بهره‌وری اشاره کرد.
دوره مدیر منابع انسانی حرفه پلاس
چرا باید روابط سازنده و سالم با کارمندان داشته باشیم ؟
به مرور زمان هرچقدر که ارتباط با کارمندانتان را بهبود ببخشید، شکاف موجود میان شما و تیمتان کمتر خواهد شد. اعتماد بیشتری در سازمان شما ایجاد و ابراز عقاید آسان‌تر خواهد شد. یک رابطه کاری خوب به اصول زیر نیاز دارد:
اعتماد: وقتی به اعضای تیم خود اعتماد دارید می‌توانید به صورت صادقانه‌تر با آنها صحبت کنید. نیازی نیست زمان یا انرژی خود را صرف نگرانی‌های پشت پرده کنید.
احترام: تیم‌هایی که با احترام به همکارانشان کار می‌کنند ارزش نظرات و اقدامات یکدیگر را به‌خوبی درک و راه‌حل‌هایی مبتنی بر بینش، خرد و خلاقیت گروهی را پیدا می‌کنند.
خودآگاهی: این به معنای پذیرش مسئولیت برای گفتمان و اعمال شماست و جلوگیری از اینکه احساسات منفی شما بر افراد اطراف تأثیر بگذارد.
پذیرش: نه تنها باید افراد و نظرات متفاوت را بپذیرید بلکه از آنها استقبال کنید! به عنوان مثال، زمانی که همکاران شما نظرات متفاوتی ارائه می‌دهند باید دیدگاه‌ها و ایده‌های آنها را در تصمیم‌گیری‌های خود لحاظ کنید.
ارتباط باز: همه روابط خوب به ارتباط باز و صادقانه نیاز دارند. این ارتباط می‌تواند از طریق ایمیل، پیام فوری، ملاقات حضوری یا تماس ویدئویی برقرار شود. هرچه ارتباط با همکاران شما موثرتر باشد، روابطتان بهتر خواهد بود.
۸ راهکار بهبود ارتباط با کارمندان
مدیریت ارتباط با کارمندان چنان کار سخت و پیچیده‌ای نیست. تنها با 8 روش ساده می‌توانید به خوبی با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید و شکاف‌های بین خود را از بین ببرید. در حقیقت با ارتباط موثر می‌توانید نتایج بهتری به دست بیاورید و به سوی موفقیت قدم بردارید. 8 روش بهبود ارتباط با کارمندان که شما می‌توانید از آن بهره بگیرید عبارت است از:
بین خود و کارمندان پیوند اعتماد برقرار کنید!
اساسی‌ترین بخش ارتباط با کارمندان به اعتماد مربوط است. همیشه باید با کارمندان صادق باشید و در ارتباط با آنها از بازی با کلمات پرهیز کنید. همیشه باید حقیقت را به آنها بگویید.
هرگز نباید درباره کارمندان خود بدگویی کنید یا اطلاعات شخصی آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید که اعتماد، اصل مهمی در ساختار رابطه است و باعث می‌شود که ارتباط با کارمندان به شکل پایداری برقرار باشد. به همین دلیل، اعتمادسازی می‌تواند نتایج قابل توجهی به همراه داشته باشد.
از بین برداشتن شکاف‌ها
استحکام ارتباط و به طور کلی روش صحیح ارتباط مدیران با همکاران، یکی از جنبه‌های بسیار حیاتی در تعامل مدیران با کارمندان محسوب می‌شود. ایجاد ارتباطی آزاد و صادق با کارمندان باعث بهبود درک از دیدگاه‌ها و نیازهای آنان می‌شود. محیط کاری نباید به محدودیت ارتباطات ایمیلی اکتفا کند. برگزاری جلسات هفتگی و به گوش سپردن به حرف‌های کارمندان، کمک به دستیابی به سطح بالاتری از وفاداری کارمندان دارد. ایجاد ارتباطات مناسب می‌تواند در پر کردن شکاف‌های ناشی از ناهنجاری‌ها و سایر پیچیدگی‌های انسانی مؤثر باشد.
قدردان کارمندان خود باشید!
در یک شرکت، ممکن است با چالش‌ها و فشارهای زیادی مواجه شوید، اما حتی یک اقدام کوچک یا یک یادداشت تشکر می‌تواند به شما انگیزه و انرژی بیشتری بدهد تا به اهداف شرکت و موعدهای تعیین شده برسید. از این رو، ارتباط با کارمندان باید حاوی حس قدردانی از زمان و تلاشی که آنها صرف رشد شرکت می‌کنند، باشد. ارزش قائل بودن به کارمندان و ابراز تقدیر از عملکرد عالی آنها، نشان از رفتار تحسین‌آمیز شماست.
از کارمندان نه فقط به عنوان ابزار برای رسیدن به اهداف استفاده کنید بلکه آنها را به عنوان شریکانی با ارزش بینید و همیشه تشویق‌شان کنید. این اقدامات صادقانه و بدون هدف انحصاری، نشان می‌دهد که چقدر برای کارمندانتان ارزش قائلید و تلاش‌هایشان را می‌بینید. حتی اگر قدردانی از کارمندان و عملکردشان زمان زیادی از شما نگیرد اما می‌تواند انگیزه جدیدی را برای مشارکت آنها ایجاد کند.
با کارمندان رفتار دوستانه داشته باشید!
در برقراری ارتباط با کارمندان، لازم است به آنها توجه کرده و به شکلی صمیمانه با آنها رفتار کنید. اما باید توجه داشت که نمی‌توانید با آنها خودمانی باشید و موضوعاتی مانند برنامه‌های تعطیلات یا مسائل شخصی خود را با آنها در میان بگذارید. این ارتباط باید به عنوان یک رابطه کاری/تجاری در نظر گرفته شود و حواستان باید باشد که ارتباط موثر با کارکنان با درگیر شدن در زندگی شخصی یکدیگر مرز باریکی دارد. این مرز را باید به خوبی شناسایی کرده و رعایت کنید تا ارتباط کاری سالم و مؤثر شما با کارمندان حفظ شود.
احترام رکن اصلی ارتباط با کارمندان
به کارمندان خود و ایده‌های آنها احترام بگذارید و هرگز رفتاری نداشته باشید که آنها احساس کنند نادیده گرفته شده‌اند. هنگام مخالفت با آراء کارمندان، توجه داشته باشید که تندی نکنید. به نظرات آنها احترام بگذارید و سعی کنید نقطه نظرات خود را به شیوه‌ای دلسوزانه و مهربانانه توضیح دهید. این اصلی‌ترین روش برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان محسوب می‌شود.
استقلال بدهید (ایجاد خودمختاری)
مدیریت ارتباط با کارمندان، به همراه کنترل امور، نیاز به اعطای استقلال کاری دارد. به کارمندان اجازه دهید تا آزادانه و به طور مستقل عمل کنند. اگر فضا و شرایط لازم برای انجام وظایفشان را فراهم نکنید، احتمالاً احساس راضی بودن از شما را نخواهند داشت. این اقدام نه تنها به افزایش رضایت شغلی کمک می‌کند بلکه باعث بهبود رابطه با کارمندان می‌شود.
برقراری ارتباط تک به تک با کارمندان
در مواقعی که نیاز به ارتباط نزدیکتر با کارمندان خود دارید به سمت آنها حرکت کنید و امکان برقراری تعاملات فردی با آنها را فراهم نمایید. این نوع ارتباط تک به تک می‌تواند باعث ایجاد حس پشتیبانی و ارتباط نزدیکتر با کارکنان شود.
از آنها بپرسید که آیا از وظایفی که به آنها سپرده شده، راضی هستند؟ آیا حمایت کافی از سوی اعضای تیم دریافت می‌کنند؟ آیا به فرآیندهای جدید علاقه‌مند هستند؟ نظراتشان درباره ارتباط صحیح مدیران با همکاران چیست؟
استفاده از پرسش‌های این چنین می‌تواند در روحیه کارمندان تاثیرگذار باشد و نقش مثبتی در ایجاد ارتباط موثر را فراهم آورد.
نگرش را روی آموزش بگذارید!
به جای استفاده از عبارت «همیشه حق با رئیس است»، به یک نگرش مبتنی بر یادگیری توجه کنید. این کار باعث افزایش راحتی کارمندان و ایجاد احساسی از برابری میان اعضای تیم می‌شود. با بیان اینکه نظرات کارمندان برای شما مهم است و از آنها دلسوزانه استقبال می‌کنید، ایجاد ارتباط موثر و هماهنگی بیشتری ایجاد خواهد شد. این مسئله باعث ایجاد یک فضای باز برای بحث و تبادل نظر میان کارمندان و مدیران می‌شود، که از ارزش بالایی برخوردار است.
سخن پایانی
ایجاد ارتباط میان مدیر و کارمندان به طور کامل به اعتماد و اعتقاد متقابل بین دو طرف وابسته است. این مسئله به مشارکت فعال و تعامل مستمر میان آنها بستگی دارد.
برای رشد هر سازمان، درک و ظرافت مدیریت ارتباط با کارمندان بسیار حائز اهمیت است. به همین دلیل یادگیری و توسعه مهارت‌های ارتباطی بین مدیر و کارمندان اساسی است. ارتباط همدلانه، ارائه پشتیبانی به کارمندان و احترام متقابل اساس موفقیت در مدیریت یک شرکت یا حتی یک تیم است.
برای ایجاد این همدلی، مدیران باید به دنبال ایجاد فضای باز برای بحث و تبادل نظر با کارمندان باشند. باید به نظرات و ایده‌های آنها گوش داده و آنها را ارزیابی کنند. همچنین، ارائه بازخورد سازنده و تشویق به مشارکت فعال کارمندان نیز از اقدامات مهم مدیران است. از طرفی، کارمندان نیز باید با احترام و شفافیت با مدیران خود رفتار کنند و با ارائه نظرات و پیشنهادات خود به ارتقای فرآیندها و عملکرد سازمان کمک کنند.
در کل، برای ایجاد ارتباط موثر و همدلانه با کارمندان، توجه به اعتماد متقابل، شفافیت، احترام متقابل، و تشویق به مشارکت فعال از اهمیت بالایی برخوردار است.