سر فصل های نوشتار
حرف اول در این آموزش
استراتژی پروژه (Project Strategy) به ما نشان خواهد داد که چه کاری را چرا، چطور، و چگونه انجام دهیم. سازمان ها و بنگاه ها با انجام پروژه ها می خواهند به مزیت رقابتی برسند و سهم بازار خودشان را افزایش داده یا آن را نگه دارند.
1. چشم انداز (Perspective): چشم انداز به سوال چرایی انجام پروژه پاسخ گو می دهد که زمینه کسب و کار، اهداف کسب و کار و مفاهیم استراتژیک در آن وجود دارد.
2. جایگاه کسب و کار (Position): تعریف محصولی که می خواهیم ارایه دهیم را مشخص می کند، مزیت های رقابتی و معیارهای شکست و موفقیت پروژه را مشخص خواهیم کرد.
3. دستور العمل ها (Guide Line): دستورالعمل راهنمای ما خواهد بود که پروژه را تعریف می کند و در واقع تمرکزهای استراتژیک را برای پروژه معلوم می کند.
الف) زمینه کسب و کار(Business Back grand): شناسایی محیط کسب و کار به طور کامل است. مثلا: چرا پروژه را تعریف می کنیم؟ مشتریان موجود چه کسانی هستند و نیازهای باالقوه و بالفعل آنها چیست؟ بر اساس این نیازها چه درخواست-هایی دارند؟ آیا راهی برای کمک به مشتریان بخاطر نیازهایشان وجود دارد؟ اگر راهی وجود دارد کدام راه عملی است و می شود از آن راه اقدام کرد؟ اگر از این راه اقدام کنیم آیا کمکی به توسعه کسب و کارمان می شود؟ این ها سوالاتی هستند که در زمینه کسب و کار بنگاه باید به آن ها جواب داده و مشخص کند.
ب) اهداف کسب و کار(Objective): اهداف غایی کسب و کار را مشخص می شود.
پ) مفاهیم استراتژیک (Strategic Concept): مفاهیم استراتژیک در رابطه با پروژه را مشخص می کنیم. قرار است چه انتظاری از انجام این پروژه داشته باشید و کسب و کار با انجام این پروژه به چه چیزی می رسد؟ ایده های مربوط به پروژه را باید همراستا با ایده های استراتژیک بنگاه کنند. مفاهیم اصلی و اصول استراتژیک پروژه را مشخص کرده و برنامه ریزی پروژه، فازهای اجرایی پروژه، محصول پروژه و کارایی آن و توسعه را مشخص می کند.
ج) تعریف محصول: تمام مشخصات محصول را که بعد از تکمیل پروژه به دست ما خواهد رسید مشخص می کنیم. در واقع هر آنچه که برای روشن سازی و شفاف سازی محصول نیاز است در این قسمت باید مشخص شود مانند: نحوه کاربری محصول، نیازمندی ها و تمام مشخصات فنی محصول و ... .
چ) مزیت های رقابتی و ارزش: پاسخ می دهد که چرا مشتری ها محصول ما را انتخاب می کنند؟ چرا محصول ما بهتر از دیگر محصولات است؟ جواب به این سوالات نیاز به بررسی در بعضی حوزه ها دارد. این حوزه ها، حوزه هایی است که صفات محصول، عملکرد محصول، کیفیت محصول، دوام و نحوه خرید و بدست آوردن محصول را مشخص می کند.
ح) موفقیت و شکست پروژه ها: بنگاه یا کسب و کار شاخص ها، دامنه و ابعاد موفقیت پروژه را تعریف می کند که موفقیت در این پروژه یعنی چه و شکست یعنی چه؟ ممکن است موفقیت یک پروژه، خروجی پروژه نباشد.
خ) دستورالعمل ها: در این قسمت بخشی وجود دارد به نام Project Definition که در آن تمام موارد از جمله: مدیر پروژه، تیم پروژه، هزینه تقریبی، برنامه زمانبندی، اسکوپ پروژه، ممنوعیت های پروژه و ... را مشخص می کنیم.
د) Focus Strategy: در این قسمت مزیت های رقابتی که از این پروژه به دستمان می رسد را به دستورالعمل ها و راهنمایی ها برای کسانی که در پروژه درگیر هستند تبدیل می کند. خط مشی ها، فرآیند هایی که در پروژه قرار به انجام است، نقش ها و مسئولیت ها را تعریف می کند و ذهنیت افراد را چارچوب بندی و راهنماها را برای افراد در پروژه مشخص می کند.
دوره مدیر پروژه حرفه پلاس
جایی که در واقع تعیین می کند هر پروژه با هر پروژه دیگری در ضوابط شکست و موفقیت با یکدیگر فرق می کنند. گروهی به اسم Standish Group پروژه های سرتاسر دنیا را بررسی کرده و میزان شکست و موفقیت آنها را مشخص می کنند.
برای این که بشود این آمار را در دنیا ایجاد کرد باید فهم مشترکی ایجاد کرد و دانست موفقیت، شکست و چالش چیست؟ سال 2010 به بعد تغییرات آنقدر زیاد شد که حتی در حین زمان چرخه پروژه هم نیازمندی ها باعث شود هدف اولیه پروژه توسط صاحبان پروژه عوض شود لذا بیان شد که نتایج حاصل از پروژه باید برای کسانی که می خواهند از آن استفاده کنند رضایت بخش باشد (Satisfactory Requirement).
- عامل و معیار موفقیت یعنی ضوابطی که می توان گفت طبق این ضوابط پروژه موفق است یا خیر؟ عوامل چیزهایی هستند که با آن معیارها را می سنجیم.
- موفقیت پروژه به ذهنیت آدم ها بستگی دارد که خود بستگی به عواملی همچون جغرافیا، فرهنگ و هرآنچه در این قضیه وجود دارد، می باشد. پس کاملا با یک حوزه منعطف انسانی و ذهنی طرف هستیم.
- باید بداینم که فقط عامل ها مهم نیستند. یکی از چیزهایی که باید دیده شود بررسی این عامل ها نسبت به هم دیگر است، چه تاثیری بر هم دارند و بررسی زوجی بین آن ها انجام شود. در بررسی علل شکست و موفقیت پروژه، نه تنها خود عامل بلکه روابط عامل ها هم موثر است.
- عوامل موفقیت پروژه ها لزوما با علل شکست یکی نیستند. عوامل موفق آن هایی هستند که جلوی چندین علل شکست را می توانند بگیرند.
بیشتر بخوانید: مدیریت ریسک و اجرای برنامه مدیریت ریسک
1. عدم برآورد صحیح زمان و هزینه
2. عدم حمایت مدیرت ارشد شرکت ها
3. اخلاق حرفه ای مدیر
4. اخلاق حرفه ای تیم پروژه
5. صلاحیت حرفه ای مدیر
6. صلاحیت حرفه ای تیم پروژه
7. درست انجام ندادن کنترل کیفیت ها (که انجام داده نمی شد و یا ضعیف انجام داده می شد)
بیش تر عوامل شکست پروژه درون سازمانی هستند و ریسک های پروژه را نشان می دهند.
صلاحیت حرفه ای مدیر پروژه و حمایت مدیریت ارشد شرکت ها پایه ای ترین و اصلی ترین عاملی هستند که عوامل دیگر را هل می دهد یعنی اگر این دو عامل وجود نداشته باشند احتمال شکست پروژه بالا می رود و به احتمال زیاد به اهداف نمی‌رسد.
حرف آخر در این آموزش
در پروژه ها به دنبال این هستیم که زمان و هزینه را کنترل کنیم. اما کم ترین کار را باید بر روی کنترل زمان و هزینه بگذاریم. آن چیزی که باید خرج کنیم، بروکراسی بین مدیریت ارشد و مدیریت پروژه، اخلاق حرفه ای تیم پروژه و تعریف دقیق مشخصات پروژه است . اگر این کارها صورت گیرد در آخر، به زمان، هزینه و کیفیت مورد نظر خواهیم رسید.
بیشتر بخوانید: چالش های مدیریت زمانبندی در پروژه ها