مدیریت شایستگی و مدیریت عملکرد دو زمینه اساسی در حوزه مدیریت منابع انسانی و رفتار سازمانی هستند. در مدیریت شایستگی، تمرکز بر شناسایی، توسعه و ارتقاء مهارت‌ها، دانش، توانایی‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز کارکنان برای اجرای بهتر و موثر وظایفشان است. این زمینه شامل ارزیابی شایستگی‌های مورد نیاز برای هر نقش خاص، شناسایی نقاط ضعف در مجموعه مهارت‌های فعلی کارکنان و طراحی برنامه‌های آموزش و توسعه برای بهبود و تکمیل این نقاط ضعف می‌شود. از طرف دیگر، مدیریت عملکرد بر تعیین و دستیابی به اهداف سازمانی از طریق توسعه و نظارت بر عملکرد کارکنان تمرکز دارد. این شامل تعیین استانداردهای عملکرد، ارائه بازخورد درباره عملکرد، شناسایی زمینه‌های بهبود و اعمال پاداش یا تنبیه بر اساس اجرای کارکنان می‌شود. به این ترتیب، این دو زمینه با همکاری مؤثر می‌توانند به بهبود عملکرد کلی سازمان و بهره‌وری کارکنان کمک کنند.
تعریف شایستگی و انواع آن
در ابتدا، می‌خواهیم به شما توضیح دهیم که مفهوم شایستگی چیست. این مفهوم اهمیت زیادی در فرایند جستجوی شغل دارد، زیرا کارفرمایان هنگام انتخاب کاندیداها بر اساس شایستگی‌های آنان تصمیم می‌گیرند. شایستگی‌ها ویژگی‌هایی هستند که نقش مهمی در موفقیت یک فرد در یک موقعیت شغلی ایفا می‌کنند.
به طور دقیقتر، شایستگی ترکیبی است از دانش، مهارت، توانمندی و رفتارهای حرفه‌ای که منجر به عملکرد بالای فردی و سازمانی فرد می‌شود. در سوالات مصاحبه یا فرم‌های درخواست شغل، کارفرمایان ممکن است از شما درباره شایستگی‌هایی که در زمینه خود دارید، سوال کنند. به عنوان مثال، این شایستگی‌ها می‌توانند شامل مهارت‌های تخصصی، توانایی‌های تیمی، تصمیم‌گیری موثر، یادگیری سریع و رهبری باشند. این ویژگی‌ها به کارفرما کمک می‌کنند تا برآمدگی و توانمندی شما را در محیط کاری خود ارزیابی کنند.
شایستگی انواع مختلفی دارد که عبارتند از:
شایستگی رفتاری: شایستگی رفتاری به مهارت‌ها و ویژگی‌های نرم اشاره دارد که در عملکرد کارکنان تأثیرگذار هستند. این شایستگی شامل توانایی‌های ارتباطی، همکاری، حل مسائل، قدرت تفکر تحلیلی و توانایی در مدیریت استرس می‌شود.
شایستگی فنی: شایستگی‌های فنی به مهارت‌ها و توانایی‌های مرتبط با سیستم‌های IT و فناوری اطلاعات اشاره دارد. این شایستگی شامل دانش و توانایی در زمینه‌های مختلف مانند برنامه‌نویسی، شبکه‌های کامپیوتری، امنیت اطلاعات و سایر فعالیت‌های فنی مرتبط است.
شایستگی رهبری: شایستگی رهبری به مهارت‌ها و توانایی‌هایی اشاره دارد که برای افرادی که در جایگاه‌های مدیریتی و رهبری قرار دارند، ضروری است. این شایستگی شامل توانایی در اتخاذ تصمیمات، الهام‌بخشی، مدیریت تیم، ارتقاء همکاران و تسلط بر مهارت‌های ارتباطی و اثربخشی در موقعیت‌های رهبری می‌شود.
ارتباط شایستگی با مدیریت عملکرد
شایستگی و مدیریت عملکرد دو عامل اساسی در حوزه مدیریت منابع انسانی و بهبود عملکرد کارکنان هستند که به طور نزدیک با یکدیگر ارتباط دارند. شایستگی به دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی اشاره دارد که برای انجام کار به طور موثر لازم است. این عناصر شامل مهارت‌های فنی، مدیریتی و نرم افزاری می‌شوند.
مدیریت عملکرد، از سوی دیگر، به فرآیند ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان می‌پردازد تا اطمینان حاصل شود که آنان انتظارات سازمان را به‌خوبی برآورده می‌کنند. این فرآیند شامل تنظیم استانداردهای عملکرد، ارائه بازخورد، شناسایی زمینه‌های بهبود و اعمال پاداش یا تنبیه بر اساس عملکرد فردی است.
مدیریت عملکرد و شایستگی به همراه همکاری می‌کنند تا به بهبود کارکردهای کلان سازمان و افزایش بهره‌وری کمک کنند. در واقع، مدیریت عملکرد به عنوان یک فرآیند مستمر، شایستگی‌ها را به‌طور مداوم ارزیابی می‌کند و از طریق طراحی برنامه‌های توسعه به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌ها و شایستگی‌های خود را توسعه دهند.
سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر شایستگی، با ارائه چارچوب شایستگی و ارتباط آن با عملکرد به مدیران امکان می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف کارکنان را به‌طور دقیقتر ارزیابی کرده و برنامه‌های آموزشی موثرتری برای توسعه مهارت‌ها طراحی کنند. همچنین، این سیستم به مدیران اجازه می‌دهد تا با ارتقاء شایستگی‌ها، بهبود عملکرد کلان سازمان را تحقق بخشند و نیروی کار را در مسیر تحولات صنعتی و نیازهای سازمانی همگام سازند.
به طور کلی، این دو مفهوم با همکاری مؤثر می‌توانند به تسهیل بهبود عملکرد کارکنان، ارتقاء شایستگی‌ها، و ایجاد یک محیط کاری پویا و توسعه‌یافته کمک کنند.
گام های مدیریت عملکرد بر پایه شایستگی
گام ابتدایی در فرآیند مدیریت عملکرد، شناسایی شایستگی‌های موردنیاز برای یک نقش یا شغل خاص است. این شایستگی‌ها شامل تحلیل دقیق وظایف، مسئولیت‌ها و الزامات شغلی می‌شود که نیازمندی‌های تخصصی و فنی مانند مهارت‌های نرم‌افزاری خاص و مهارت‌های ارتباطی، کار گروهی و مهارت‌های حل مسئله را دربرمی‌گیرد.
پس از شناسایی شایستگی‌ها، گام بعدی ارزیابی سطح فعلی این شایستگی‌ها در کارکنان است. این ارزیابی می‌تواند از روش‌های متنوعی نظیر ارزیابی عملکرد، ارزیابی مهارت‌ها و دریافت بازخورد از سوی سرپرستان و همکاران انجام شود. نتایج این ارزیابی‌ها برای شناسایی شکاف‌ها در شایستگی‌های کارکنان استفاده می‌شود و سپس برنامه‌های آموزشی به‌منظور تقویت این شایستگی‌ها طراحی می‌شود.
گام نهایی در فرآیند مدیریت عملکرد مبتنی بر شایستگی، اجرای برنامه‌های آموزشی به‌منظور بهبود شایستگی‌های کارکنان است. این برنامه‌ها می‌توانند به وسیله روش‌های مختلفی نظیر آموزش در جریان کار، آموزش آنلاین، آموزش حضوری یا ترکیبی از اینها اجرا شوند. اثربخشی این برنامه‌ها نیز از طریق ارزیابی مداوم عملکرد کارکنان و دریافت بازخورد از همکاران و سرپرستان اندازه‌گیری می‌شود. این گام نهایی به سازمان کمک می‌کند تا از توانمندی و شایستگی‌های به‌روز و همگام با نیازهای سازمانی بهره‌مند شود.
راه های توسعه شایستگی ها
خوب شاید پس از مطالعه مطالب بالا این سوال در ذهنتان ایجاد شود که از چه روش‌هایی می‌توان شایستگی را توسعه و بهبود بخشید؟ در ادامه قصد داریم شما را با راه های توسعه شایستگی ها آشنا کنیم.
درباره ترس‌های وجودی خود بیندیشید!
اگر هدف شما داشتن شایستگی‌های قانع‌کننده است، باید ترس‌های درونی خود را شناسایی کنید اما ببینید که این ترس‌ها چه تاثیری بر توانایی شما می‌گذارد و کجاها سد راه پیشرفت و رشدتان می‌شود؟ به عنوان مثال اگر همیشه از مذاکره فراری هستید و ترس از مذاکره کردن دارید، باید با آموختن مهارت مذاکره راهی بر غلبه بر این ترس پیدا کنید. در این حالت ترس‌تان از بین می‌رود و می‌توانید در جلسات مختلف با اعتماد به نفس بیشتری مذاکره کنید.
بازخورد از توسعه شایستگی خود
از همکاران خود بازخورد بخواهید تا در مورد پروژه‌ها، وظایف و مسئولیت‌ها گفتگو کنید. این فرآیند به شما این امکان را می‌دهد که شایستگی‌هایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید. به عنوان مثال، اگر همکاران احساس می‌کنند که شما به اندازه کافی گوش نمی‌دهید، می‌توانید توجه‌تان را به شایستگی‌های مرتبط با مهارت گوش دادن فعال و همچنین همکاری در کار گروهی افزایش دهید. این بازخورد سازنده به شما این امکان را می‌دهد که بهبودهای لازم را اعمال کرده و شایستگی‌های خود را در جهت بهبود عملکرد و اثربخشی تیم تقویت کنید.
آموختن مهارت‌های جدید
زمانی که مهارت‌های جدیدی را یاد می‌گیرید، شایستگی‌های جدیدی را نیز به دست می‌آورید و خود آنها را بهبود می‌بخشید که به پیشبرد مهارت‌های جدید شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، زمانی که یک زبان جدید را یاد می‌گیرید، تفکر تحلیلی و توانایی خود را در تشخیص دستور زبان یا استفاده از علائم نگارشی مناسب برای آن زبان توسعه می‌دهید. این اتفاق به دلیل تأثیر آموزش‌ها و یادگیری‌های جدید بر دانش عمومی شما اتفاق می‌افتد. این فرآیند باعث افزایش شایستگی‌های مرتبط با مهارت جدید شما می‌شود و به شما امکان می‌دهد به بهترین شکل از این مهارت‌ها در کارها و چالش‌های روزمره‌تان استفاده کنید.
تحقیق درباره توسعه شایستگی
برای افزایش دانش تئوری خود و به دست آوردن شایستگی‌های بیشتر، می‌توانی به تحقیق بپردازی. این فعل مهارت تفکر انتقادی شما را نیز بهبود می‌بخشد، زیرا تحقیق کردن باعث می‌شود در مورد اطلاعاتی که یاد می‌گیری، فکر کنی و آنها را با تحقیقاتی که قبلاً انجام داده‌ای، مقایسه کنی. این فرآیند به توسعه توانایی انتقادی در تجزیه و تحلیل اطلاعات و استفاده بهینه از منابع مختلف کمک می‌کند. به این ترتیب، افزایش دانش و شایستگی‌های جدید با استفاده از تحقیقات و بررسی‌های دقیق ممکن می‌شود.
بررسی و رصد کردن شایستگی‌های دیگران
اگر به بهبود شایستگی‌های خود علاقه دارید، می‌توانید به نحوه عملکرد اطرافیانتان توجه کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید تفکر انتقادی خود را به عنوان یک برنامه‌نویس بهبود بخشید، می‌توانید به دقت به اطرافیان خود توجه کنید و ببینید چگونه این شایستگی‌ها برای موفقیت در زمینه برنامه‌نویسی به کار گرفته می‌شوند. این ارتباط و تحقیق با دیگران، به شما نکات و تجارب مفیدی را برای بهبود شایستگی‌هایتان ارائه خواهد کرد.
می‌توانید با افرادی که مورد تحسین یا الگوی شما هستند ارتباط برقرار کنید تا بیشتر در مورد روش‌های کاری آنها در حوزه کاریتان بدانید. حضور در کنفرانس‌ها، شرکت در سمینارها و تماشای ویدئوها می‌تواند به شما اطلاعات جدید و تکنیک‌های به‌روزتری را ارائه دهد که به توسعه شایستگی‌های شما کمک می‌کند. این اقدامات به شما این امکان را می‌دهند که از تجربیات دیگران بهره‌مند شوید و به بهترین شکل از این اطلاعات برای پیشرفت در حوزه کاریتان استفاده کنید.
چطور در محل کار شایستگی خودمان را نشان دهیم؟
شاید این سوال همین حالا در ذهنتان پدیدار شده باشد که پس از توسعه شایستگی و آموختن مهارت‌های جدید باید چگونه شایستگی‌های فردی خود را در محل کار نشان دهیم؟ در ادامه قصد داریم روش‌هایی را معرفی کنیم که شما با بهره از آنها می‌توانید شایستگی‌های خود را نشان دهید.
گوش دادن فعال
می‌توانید تفکر انتقادی و مهارت‌های شنیداری خود را با انجام گوش دادن فعال نشان دهید. برای این کار با تکرار کلمات به صورت خلاصه یا نقل قول به مخاطب نشان دهید که درک خوبی از گفته‌های او دارید.
برنامه‌ریزی برای موانع احتمالی
از مهارت‌های تحلیلی و تفکر انتقادی خود می‌توانید برای شناسایی و مدیریت موانع احتمالی برنامه‌ریزی کرده و ریسک را کاهش دهید. این شایستگی به شما کمک می‌کند تا عوامل مختلفی که ممکن است در آینده مشکلات ایجاد کنند، را در نظر بگیرید. در زمان برنامه‌ریزی برای مواجهه با این موانع، ممکن است نیاز باشد رویه‌ها، فرایندها و نیازمندی‌ها را نیز مورد بررسی و اصلاح قرار دهید.
توانایی سازگارتر شدن
هنگامی که با رویدادهای جدید روبرو می‌شوید و توانستید بر چالش‌ها غلبه کنید، شایستگی‌های شما نیز به تدریج متعادل و سازگار می‌شوند. اگر بتوانید با چالش‌ها به خوبی سازگار شوید می‌توانید تشخیص دهید که در چه زمانی نیاز به توسعه مهارت‌ها یا شایستگی‌های جدید دارید. توانایی در انطباق با تغییرات به شما کمک می‌کند تا در پروژه‌های متعددی مشارکت کرده و ایده‌ها و رویه‌های جدید را با آسانی به خود جذب کنید.
شایستگی هایی که مدیران باید داشته باشند
با وجود اینکه موفقیت سازمان به عوامل مختلف نظیر سخت‌کوشی بستگی دارد اما نقش مدیر را نباید در موفقیت نادیده گرفت. مدیر باید روی شایستگی‌های خود بیشتر از سایر کارمندان متمرکز باشد. چرا که شایستگی‌های مدیر می‌تواند نقش موثرتری در پیشرفت سازمان داشته باشد.
شایستگی مدیران شامل مجموعه خاصی از دانش، مهارت و رفتارهایی است که مدیران را قادر می‌سازد تا دیگران و سازمان را به موفقیت برساند. برخی از شایستگی های که مدیران باید داشته باشند تا آنها و سایرین را به سمت اهدافشان ترغیب کند عبارت است از:
- تفکر انتقادی قوی و مهارت‌های حل‌مسئله و چالش‌های پیش‌روی سازمان و اعضا
- توانایی رهبری، ایجاد انگیزه و پرورش اعضای تیم به عنوان رهبر
- خلاقیت و نوآوری
- تیزهوشی کسب و کار یا شم تجاری
- تفویض اختیار
- تمرکز قدرتمند بر مشتری
- تمایل به یادگیری
- مدیریت زمان
- تفکر استراتژیک
- ارتباط موثر با دیگر اعضا، مشتریان و سایر رقبا
سخن پایانی
همانطور که در این مقاله گفته شد ، شایستگی نقش مهمی در بهبود عملکرد مدیریت و موفقیت سازمان دارد. مهارت‌های شایستگی برای اعضای یک سازمان و همچنین مدیر و رهبر بسیار مهم است. بنابراین افراد با شایستگی بالا می‌توانند یک سازمان را به موفقیت هر چه بیشتر روز به روز نزدیک‌تر کنند.